第一章 总则

一、为维护晋中信息学院校友会（以下简称“校友会”）会员的合法权益，规范校友工作，加强财务管理，根据国家有关法律法规、《晋中信息学院校友会章程》，制定本工作制度。

二、校友工作必须遵守本制度的规定。

第二章 校友会业务范围

一、加强校友之间、校友与母校之间的联谊和交流，宣传母校的发展成就和校友业绩，鼓励广大校友在事业上不断取得成就；

二、发挥校友及其所在单位与母校相互支持、相互合作的桥梁纽带作用，促进校友以各种方式关心和支持母校办学；

三、开展校友间的学术交流活动，强化校友与母校之间的产学研合作；

四、促进毕业生更好更优就业，协助促进校友间的事业发展与合作；

五、积极发挥校友会的作用，积极组织当地公益活动，奉献社会，为国家经济发展和社会进步服务；

六、指导和帮助建立校友分会，发展壮大校友会的组织和力量；

七、编辑出版校友会内部刊物和书籍，管理运营其他新媒体工具；

八、承接符合本会宗旨的其他活动。

第三章 校友会活动经费管理办法

一、校友会经费来源

（一）学校拨款资助；

（二）有关企事业单位、校友捐赠；

（三）校友会经费；

（四）其他合法收入。

二、经费支出

（一）校友接待应坚持简朴节约、严格标准、便利公务、注重实效的原则，严格执行审批控制制度，严禁超标准、超范围接待。不属于校友接待范围的活动不予接待，不得将休假、探亲、旅游等活动纳入校友接待范围。

（二）会务费：根据工作安排，召集校友会有关工作会议的开支；

（三）校友会活动费：由校友会组织的各项会员活动的经费开支，严格按照年度预算执行；

（四）校友会日常工作运转费：日常办公与管理、走访校友、学习研讨等常规经费开支；

（五）接待费：原则上校友返校不报销交通费用，人数少的情况下住宿原则上安排学校招待所，用餐严格按照《晋中信息学院借款及费用报销管理规定（试行）》执行。严格控制就餐人数，招待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人，招待对象超过10人的，陪餐人数不得超过招待对象人数的三分之一；校外用餐每餐人均不超过100元(含酒水)；会议及校外来客用餐为每人每餐40元等级，可根据情况安排而定。

（六）校友会的各项经费报销参照《晋中信息学院借款及费用报销管理规定（试行）》执行。

第四章 校友分会建设服务指南

一、本会名为晋中信息学院XX校友分会，是晋中信息学院校友会的二级分支机构。

二、本会的工作范围：

（一）开展校友联谊活动，加强校友间、校友与母校间的联系和交流；

（二）开展校友之间在教育、科研、文化等方面的协作与交流，组织校友进行学术交流、科研合作、教育开发、师资培训、科教咨询等活动，支持校友事业发展；

（三）维护本会和广大校友的合法权益，配合母校做好招生宣传、专业实习、就业推荐、毕业生工作情况跟踪等活动，扩大母校的影响力；

（四）在人才培养、教学科研、学科发展等方面，为母校提供各种形式的帮助；

（五）加强校友联络，完善校友联络机制，注重校友信息数据的搜集和建设，建立全方位、多层次的校友联系网络。

（六）注重校友工作宣传和载体建设，做好学校和学院校友分会网站、校友工作刊物、校友论坛等阵地建设，加大对优秀校友的宣传。

（七）做好校友回馈母校工作。为校友与母校间的各方面合作积极搭建平台，落实好校友回馈母校的资金、实物等捐赠工作，并为捐赠工作做好服务。

（八）开展符合本会宗旨的其他活动。

三、组织机构

（一）本会设会长1名，副会长若干人，秘书长1人,必要时设常务副会长1人。本会设秘书处，秘书处由秘书长、副秘书长组成，秘书处在会长的指导下处理日常工作。

四、分会成立流程

各地校友提出成立校友分会的意愿，组建校友分会筹备组,筹备组广泛联络当地校友，开展筹备工作。

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筹备组拟定《校友分会工作管理办法》填写《晋中信息学院校友分会申请表》向晋中信息学院校友会提出成立校友分会的申请。

↓

晋中信息学院校友会经过调查研究，对成立申请进行批复，召开校友分会成立大会，宣布校友分会正式成立，选举产生校友分会组织机构。

↓

新成立的校友分会按照《晋中信息学院校友会章程》开展校友活动。

第五章 校友活动工作办法

一、校友会活动范围

（一）配合运营各校友分会，制定校友会工作年度计划；

（二）做好校友信息资料的统计收集工作；

（三）及时了解和掌握校友事业发展，建立各校友联络群，逐步建立健全数据库；

（四）运营校友会网站及智慧服务平台，做好宣传工作；

（五）每月邀请优秀校友返校进行校友事迹报告会，做好其他校友返校活动；

（六）做好校友会各类年度评选活动，树立校友典型，引导校友开展捐赠活动；

（七）联络各校友分会，加强组织机构建设，做好校友分会和校友企业走访活动；

（八）充分挖掘校友资源，树立校友典型，讲好校友故事，宣传杰出校友，将校友事迹刊登学校宣传平台；

（九）听取校友对学校、学院建设和发展的建议和意见，与优秀校友开展产、学、研、捐赠等各种形式的合作项目。

二、校友返校服务指南

为方便校友以个人、班级、学院、年级或地区为单位集体返校，保障校友返校活动顺利、有序、圆满举行，现制成服务指南，供广大校友及学院参考。

（一）以班级、学院为主体的返校活动

请提前与校友会、各学院校友工作人员联系，并提供返校活动方案。方案内容主要包括：时间、地点、参加人员、主要活动安排、需要学院或学校协助的事项等。

（二）以年级或地区为主体的大型返校活动

请提前与校友会联系，并提供返校活动方案。方案内容主要包括：时间、地点、参加人员、主要活动安排、需要学校协助的事项等。

（三）以个人为主体的返校参观分享活动

返校参观请提前与校友会工作人员联系进行报备，校友会将名单反馈至保卫处方可进校；分享交流活动学院层面的请与各学院联系，校级层面的有校友会负责统筹安排。

（四）校友返校活动严格按照校友会活动经费管理办法执行，主办单位于活动开展至少前3天填写《晋中信息学院校友活动审批表》进行报备。

三、走访各地校友会规定

（一）校友会人员走访各地校友会，须向分管领导说明走访目的，经请示同意后方可联络走访。

（二）校友会人员走访各地校友会，涉及公务出差的住宿、交通等标准均应严格按照《晋中信息学院借款及费用报销管理规定（试行）》执行。

（三）走访（出差）人员不得接受私人宴请、个人礼品，对公

纪念品等物资带回学校后应及时上交。

（四）走访（出差）人员除了参加校友会正式的大会、会议或

其他庆祝活动外，不得参加旅游、观光等其他与校友会活动无关的事项。

四、校友信息收集、查询、保密规定

（一）收集校友信息是校友工作的基础，所有人员都应主动关

注、收集校友信息。

（二）获取校友信息之后，应及时、主动更新校友数据库。

（三）对收集到的校友信息，须遵守相关规定，不得泄露或转

移他人，造成损失或纠纷者予以追究当事人的责任。

（四）校友信息原则上仅限于校友工作使用，任何人均不得擅

自对外提供校友的联系方式。因私自泄密引起的纠纷予以追究当事人的责任。

（五）如因工作需要查询校友信息者，需提交书面申请及说明，以 OA 形式审批，校友会将酌情提供相关信息。

五、校友总会网站管理规定

为了进一步加强校友总会的管理与维护，充分发挥网站的作用，搭建学校与校友沟通的良好平台，特制定本制度。

（一）网站管理员对网站所有密码进行统一管理，不得向任何

部门或个人泄漏。

（二）任何人不得利用校友网站发布违反规定、泄露机密的信

息，不得非法更改网站页面版式及内容。一经发现，追究当事者的相关法律责任。

（三）任何人如发现校友网站被病毒、黑客袭击或发现网站运

行不正常，应及时向网站管理员报告。由网站管理员上报单位领导并按照学校有关规定处理。

（四）网站管理员负责整个网站的栏目更新和信息

发布。

（五）网站管理员应经常查看网站访问日志，如发现异常应及

时研究并做处理。

（六）网站管理员应积极学习网站相关管理技术，加强与网络

中心的沟通与联络，不断改进校友网站的页面与功能，增强网站的安全性。

（七）网站管理员应主动关注晋中信息学院新闻网、微信公众号以及各地校友会新闻素材，及时发布并更新校友资讯。

六、校友捐赠管理规定

（一）为加强对校友捐赠的统一管理，充分发挥校友捐赠在学

校建设与发展中的重要作用，规范管理和使用校友捐赠，按照国家的相关规定，结合实际情况，特制定本办法。

（二）本办法所称的捐赠，是指海内外校友、校友会及社会各界（以下均称捐赠者）自愿向学校捐赠资金、物品等财物的行为。

（三）接受校友捐赠的基本原则：符合国家的法律、法规和有关规定；遵循捐赠自愿和无偿的原则；捐资的使用坚持尊重捐赠者意愿与有利于学校发展相统一的原则。

（四）校友总会秘书处负责做好校友捐赠服务，为捐赠者提供咨询服务，协调学校相关部门接受校友捐赠，协助进行有关项目的洽谈和实施。

（五）校友资金类捐赠，一律进入学校指定账户，对捐赠资金的使用做出约定，开具发票、捐赠证书寄予捐赠者，并跟进后续资金使用情况，向捐赠者进行反馈。

（六）校友物品类捐赠，校友会安排专人专责接收、造册登记与有序保管，并根据捐赠者捐赠意愿将捐赠物移交学校相关部门。

未尽事宜由校友会负责解释

联系人：解晓宇

联系方式：17735460077

附件一：《晋中信息学院校友活动审批表》

附件二：《晋中信息学院校友分会申请表》